KWP Slogan

Effizient und fortschrittlich – mit dem richtigen IT-Werkzeug

 

Software-Anwendungen sind aus dem Arbeitsalltag von Handwerksbetrieben mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Neben branchenspezifischen Programmen suchen Unternehmer auch vermehrt nach Lösungen, die die kaufmännischen Prozesse in ihrer Firma erleichtern und damit mehr Freiräume für das Kerngeschäft schaffen. Der Meisterbetrieb für Sanitär- und Heizungstechnik Wermeester GmbH hat diese Lösung für sich gefunden: Für seine kaufmännischen Aufgaben nutzt er die Software Agenda Finanzbuchführung und das Handwerker-Programm kwp-bnWin.net.

 

Mit Erfahrung zum Erfolg

„Der Software-Wechsel hat mich zunächst Überwindung gekostet, aber es hat sich gelohnt, nicht nur wegen des Zeitgewinns", sagt Werner Wermeester, Geschäftsführer der Wermeester GmbH. Der Unternehmer bezeichnet sich selbst als „Handwerker durch und durch" und beschäftigt sich im Alltag ungern mit IT-Fragen. Denn sein Beruf ist seine Leidenschaft. Nachdem er über 20 Jahre lang Erfahrung als Projektleiter in einem großen regionalen Heizungs- und Sanitärunternehmen gesammelt hatte, gründete er im Jahr 2000 seinen eigenen Meisterbetrieb.

Dank seines umfangreichen Sachverstands ist das mittelständische Unternehmen handwerklich breit aufgestellt. Mit seinem Sohn Sven und zwei weiteren Monteuren erledigt Werner Wermeester Aufträge von 500 bis 700 Stammkunden pro Jahr. Seine Frau Doris Wermeester ist für die interne Buchhaltung zuständig und verzeichnet einen jährlichen Umsatz von bis zu 200.000 Euro. „Unser Geschäft lief schon immer gut", konstatiert der Geschäftsführer. „Das wünsche ich mir auch in Zukunft für Sven. Denn in den kommenden Jahren wird er die Firma komplett übernehmen."

 

Buchhaltung leichtgemacht

Doris Wermeester hat sich bereits im Jahr 2005 nach einer neuen Software für die Buchhaltung umgesehen. Diese sollte Anwendungen bieten, die einfach zu bedienen sind und die grundlegenden Vorgänge der Finanzbuchhaltung im Meisterbetrieb abdecken: von der Buchungserfassung, über das Ausführen von Zahlungen, bis hin zur Kommunikation mit der Finanzverwaltung. Die Buchhalterin entschied sich für Agenda Finanzbuchführung: „Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche und der einfachen Bedienbarkeit habe ich mich schnell mit der Software zurechtgefunden."

Besonders praktisch findet Doris Wermeester die Komfort-Funktionen, wie beispielsweise den Kontoauszugs-Manager. Die in Agenda integrierte Funktion liest alle Kontoauszüge automatisch in die Anwendung ein. Damit bleibt der Buchhalterin das zeitaufwendige Abtippen von Umsätzen erspart und sie kann die OP-Konten tagesaktuell einsehen. „Am meisten gefällt mir, dass die Software mit der Zeit geht: Ob Änderungen in der Gesetzeslage oder in der Branche, das System wird ständig aktualisiert und passt sich den Gegebenheiten an. So sind wir immer auf dem neuesten Stand."

 

Passende Partner gefunden

„Das frühere Handwerker-Programm war steinzeitlich und lief nicht mehr einwandfrei", erzählt Werner Wermeester. „Deshalb haben wir uns im Jahr 2008 für die Büro-Software kwp-bnWin.net entschieden. Dort pflegen wir die Kundenstammdaten ein und erstellen Angebote sowie Rechnungen." Bei KWP kann der Unternehmer selbst bestimmen, welche Software-Bausteine er aktuell benötigt und bei Bedarf jederzeit nachrüsten. Derzeit verwendet Wermeester GmbH das KWP-Paket „REGIE" mit einer Erweiterung um das Wartungs- und Projekt-Modul.

Mit den Software-Lösungen von Agenda und KWP haben sich die Verwaltungsprozesse schnell eingespielt: Werner Wermeester legte die Kunden in KWP an und erstellte darin Aufträge sowie Angebote. Die in der KWP-Anwendung erzeugten Rechnungen und Schlussrechnungen druckte er aus und übergab sie der Buchhalterin. Daraufhin musste sie diese von Hand kontieren und in Agenda verbuchen.

 

Neue Schnittstelle für mehr Effizienz

„Heute läuft dieser Prozess noch flüssiger", berichtet Werner Wermeester. Denn im Jahr 2016 hat er von der neuen Agenda-KWP-Schnittstelle erfahren. Da sie Handwerksbetrieben einen deutlichen Zeitgewinn verspricht, ließ er sie kurz darauf einrichten. Über die Schnittstelle zwischen KWP und Agenda tauscht Doris Wermeester heute Stammdaten, Kreditoren- und Debitoren-Buchungen sowie offene Posten per Knopfdruck aus.

„Die Debitoren-Übertragung funktioniert heute viel einfacher", erklärt die Buchhalterin. „Zunächst weise ich den neuen Kunden in KWP die noch nicht vergebenen Debitoren-Nummern aus Agenda zu. Später kann ich die Debitoren mit einem Mausklick über die Schnittstelle in Agenda Finanzbuchführung übernehmen und muss nichts mehr manuell verbuchen." So vermeidet Doris Wermeester doppelte Datenerfassungen. „Obwohl wir kein großes Unternehmen sind, spüren wir deutlich, dass wir heute effizienter arbeiten", bilanziert Werner Wermeester. „Früher investierte meine Frau rund eine Stunde, um die Debitoren zu erfassen. Heute übernimmt sie die Kunden in fünf Minuten.
Das verschafft uns eine Zeitersparnis von bis zu 90 Prozent."

 

Gute Aussichten für die Zukunft

Das Unternehmen Wermeester GmbH profitiert von der Entscheidung, seine betriebswirtschaftlichen Aufgaben mit verzahnten Systemen abzuwickeln. Einerseits spart die Firma bei den kaufmännischen Aufgaben viel Zeit. Andererseits sieht Werner Wermeester darin auch eine hervorragende Stütze für die Zukunft seines Unternehmens: „Da ich ein alter Hase im Heizungs- und Sanitärgeschäft bin, erledige ich meine Kalkulationen immer noch am liebsten per Hand. Wenn aber mein Sohn in den nächsten Jahren die Firma übernimmt, wird er die entsprechenden Funktionen in den Programmen freischalten und die Schnittstelle noch umfassender nutzen können."

 

 

Über die Wermeester GmbH

Die im nordrhein-westfälischen Aachen beheimatete Sanitär- und Heizungsfirma Wermeester GmbH wurde im Jahr 2000 von Werner Wermeester gegründet. Der Meisterbetrieb beschäftigt zwei Monteure und wickelt Aufträge von 500 bis 700 Stammkunden pro Jahr ab. Das Unternehmen bietet ein breites Leistungsangebot, das von Wartungen der Heizungs- und Sanitäranlagen, über Neu- und Altbausanierung, bis hin zur Installation von Regenwassernutzungs- und Solaranlagen reicht.