KWP Slogan

Digitalisierungs-Tachometer Handwerk 4.0

"Wo stehe ich mit kwp-bnWin.net / Vaillant winSOFT?"

 

KWP unterstützt Sie auf Ihrem Weg zur Digitalisierung. Wir haben daher in einem Digitalisierungs-Tachometer für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst - die einzelnen Meilensteine werden Ihnen untenstehend genauer erklärt. Benötigen Sie Hilfe auf Ihrem Weg, unterstützen wir Sie gerne in Form einer individuellen Organisations-Beratung bei Ihnen vor Ort und beraten Sie dabei, welche Punkte im Hinblick auf Ihre Firma wichtig sind und welche Themen für Sie eine geringere Bedeutung haben. Wir legen dann gemeinsam mit Ihnen die einzelnen Meilensteine für Sie fest und planen die Umsetzung in der kaufmännischen Software kwp-bnWin.net / Vaillant winSOFT.

Sie benötigen diese Unterstützung? - Zögern Sie nicht, uns darauf anzusprechen, wir unterbreiten Ihnen gerne ein individuell auf Sie zugeschnittenes Angebot. Eine kurze E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! mit dem Stichwort "Digitalisierung" genügt. 

Archiv kwp-bnWin.app Termin-Sync IDS / OCI ER-Buch Mobiler Monteur Zahlungseingänge AR Aktivitäten kwp-bnZeit.app KWPBOX kwp-bnBaumappe.app Mobiler Monteur Bedarfsmeldung DATEV Beleg2Buchung EDi Mobiler Monteur Aufmaß ePost / eRechnung ZUGFeRD Routenoptimierung Unternehmensampel / Projektampel Experte Profi Standard Grundlagen

 

Digitalisierungs-Grundlagen

 

Archiv

PDF-Dateien / Fotos baustellenbezogen ablegen

E-Mails, Faxe, Planzeichnungen, eingescannte Dokumente oder technische Berechnungen, etc. werden einem Projekt, einer Adresse oder einer Wartungsanlage zugeordnet. Ein Abruf ist beliebig über die Adresse, den Vorgang und auch über die freie Suche möglich. Die selbst erstellten Belege wie z. B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Mahnungen werden optional per OCR-Erkennung auch mit dem Dokumenteninhalt verknüpft. In Word oder Excel erstellte Fremdbelege können ebenfalls durch OCR per Schlagwort gesucht und gefunden werden.

Über Dokumentenscanner und dem Barcode-OCR-Dienst können Fremddokumente automatisch eingescannt und zugeordnet werden. Sind die gescannten Dokumente mit einem Barcode versehen, ordnet das Programm die Dokumente innerhalb der KWP-Archivierung automatisch den Vorgängen zu. Das spart Zeit.

Nähere Informationen zum Modul BELEG- / VORGANGSARCHIVIERUNG ...

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

5 Stunden

 

 

      

  

kwp-bnWin.app

Adressen, Termine und Aktivitäten mobil dabei

Mit der „kwp-bnWin.app" haben Sie Zugriff auf Ihren Kalender, Ihre Aktivitäten und Ihre Adressen.
Eigene Aktivitäten und Termine können im Online- und Offline-Modus bearbeitet werden. Online ist auch die Ansicht der Terminkalender anderer Benutzer möglich. Sie haben zudem Einsicht in das Archiv und über die Adressen ist zusätzlich ein Einstieg in das Rechnungsjournal und Ihre Wartungsanlagen gegeben.

Mehr Informationen zur kwp-bnWin.app ...

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

1 Stunde

 

  

Termin-Sync

Jeder Monteur hat Termine am Smartphone

Die Zeit der Papier-Kalender ist definitiv vorbei. Die Mehrheit organisiert sich über digitale Kalender. Mit der KWP Termin-Sync können Sie Ihre digitalen Kalender miteinander verbinden. Für die Monteure werden im Büro Termine disponiert - egal ob für den Kundendienst oder die Baustelle. In der Monteursteuerung sind diese Termine hinterlegt. Über einen Synchronisations-Dienst an Ihrem Server können Sie diese Termine nun mit Office365 oder einem Google-Konto austauschen. D.h. es wird in regelmäßigen Abständen geprüft, ob neu Termine hinzugekommen sind bzw. sich bestehende Termine geändert haben. Genau diese werden dann mit dem hinterlegten Konto ausgetauscht. Wird nun ein Termin eingetragen, so ist diese in kürzester Zeit auch beispielsweise in Outlook oder einem verbundenen Mobiltelefon oder Tablet zu sehen. Auch umgekehrt: Wird mobil ein Termin erfasst, so wird auch diese in Ihrem KWP Benutzerkalender bzw. der Monteursteuerung dargestellt.

So haben auch Ihre Monteure stets Einblick in Terminplanung. Auch von unterwegs! 

Erfahren Sie mehr zum Thema "Durchgängige Terminplanung" ...

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

1 Stunde

 

  

IDS

Direkt online beim Großhändler bestellen

Verbinden Sie Ihrer Handwerker-Software mit dem Shop-System der Großhändler

IDS Connect ist ein Standard in der Elektro- und SHK-Branche um Ihre KWP-Handwerkersoftware direkt mit dem Großhandel zu verbinden. In Ihrem KWP steht diese Funktion an allen Stellen mit Artikelauswahl zur Verfügung. D.h. Sie können während der Angebotserstellung bereits online die Verfügbarkeit beim Lieferanten prüfen.

Bestellungen können sowohl aus dem Angebot in den Großhandels-Warenkorb hochgeladen werden, als auch in umgekehrter Richtung: Über eine leere Bestellung öffnen Sie den Großhandels-Webshop. Die Anmeldung dazu erfolgt automatisch im Hintergrund. Nun bestellen Sie wie gewohnt im Webshop Ihres Lieferanten. Nach Absenden der Webshop-Bestellung werden die Artikel und Preise automatisch in Ihre KWP-Bestellung übernommen.

Somit bleiben Sie in Ihrem Prozess. Alle Bestellungen landen objektbezogen in Ihrer Handwerker-Software. Lieferscheine verbuchen und die Rechnungskontrolle (ggf. automatisiert über ZUGFeRD) basieren auf den Bestellinformationen. Die Begleitkalkulation der Baustelle ist gegeben. Diese Vorgehensweise erhöht auch die Transparenz: Was wurde wann bei wem bestellt? Ist die Ware schon geliefert?

Die Funktionsweise bringen wir Ihnen gerne im Rahmen einer Schulung "Ablaufoptimierung mit Schnittstellen OCI / IDS / UGS / Excel" näher.

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

1 Stunde

 

 

 Standard

 

ER-Buch

Eingangsrechnungen digital verarbeiten

Mit dem Tool EINGANGSRECHNUNGSBUCH können Sie nicht nur Lieferantenbelege kosten- und zeitsparend verwalten, sondern auch zentral, zeitnah und papierlos Ihre Lieferantenbeziehungen aufzeichnen.

Sie haben jederzeit den Überblick und sparen auch Geld. Denn Ihr Steuerberater, der die eigentliche Finanzbuchführung durchführt, benötigt durch Ihre Vor-Erfassung viel weniger Zeit.

Über die Zuordnung zu Projekten und Bestellungen können Sie Ihre Eingangsrechnungen schnell und bequem wiederfinden. So schaffen Sie Transparenz, auch bei größeren Baustellen.

Mehr zur Verwaltung von Eingangsrechnungen ...

Gerne bieten wir Ihnen auch zu diesem Thema eine Schulung "Eingangsrechnungsbuch" an.

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

2 Stunden

 

  

Mobiler Monteur

Kundendienst-Aufträge ohne Papier

Mit dem komplett unabhängigen, über das Internet gesteuerte System des Mobilen Monteurs werden Ihre Monteure auf der Baustelle vom Einsatzleiter mit den erforderlichen Informationen zu ihrem jeweiligen Service-Auftrag versorgt. Jeder Monteur kann so selbst auf relevante Daten zu seinem Auftrag zugreifen. Benötigt er vor Ort daten zu bestimmten Artikeln, entfallen lästige Rückfragen im Büro, denn er kann über den Zugriff auf Großhandelslisten selbst alle Materialdaten einholen.

Der Monteur kann beim ersten Ortstermin oder nach einem erledigten Auftrag sofort seinen Materialaufwand inkl. der Arbeitszeit via Internet direkt in die kwp-bnWin.net-Software in das Büro zurücksenden.

Alle Beteiligten sind so zeitnah über alle Vorgänge auf der Baustelle informiert. Alles, was geleistet und verbraucht wurde, ist sofort dokumentiert und steht zur Weiterverarbeitung bereit.

Lassen Sie Ihre Monteure oder Ihr Büropersonal in der Schulung "Mobiler Monteur" teilnehmen.

Oder erfahren Sie vorab mehr zum Produkt Mobiler Monteur / Mobiles Büro.

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

8 Stunden

 

 

      

 

Zahlungseingänge AR

Zahlungseingänge aus dem Kontoauszug einlesen (MT940)

MT940 (MT=Message Type) ist der SWIFT-Standard (Banking Communication Standard) zur elektronischen Übermittlung von Kontoauszug-Daten. Bei verschiedenen Online-Banking-Programmen wird MT940 als Schnittstelle zu anderen Programmen verwendet (z. B. für die Buchhaltung), mit denen die Kontoauszug-Daten weiter verarbeitet werden.

Über dieses Verfahren können Sie auch die Kontoauszüge aus Ihrem Bankprogramm z. B. SFirm oder VR-NetWorld exportieren und gegen Ihr Ausgangsrechnungs-Journal prüfen. Die Zahlungseingänge im Rechnungsjournal werden darüber automatisch vom Kontoauszug gesetzt. Sparen Sie sich täglich 10 bis 30 Minuten um die Zahlungseingänge manuell zwischen Kontoauszug und Journal abzugleichen.

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

2 Stunden

 

 

 

  

Aktivitäten

Aufgaben dokumentieren, delegieren und informieren

Mit dem Modul AKTIVITÄTEN-MANAGEMENT können Sie eigene Aktivitäten frei definieren. Diese Aktivitäten oder Aufgaben werden Adressen, Projekten, Regie- oder Wartungsaufträgen zugeordnet.

Die anfallenden Aufgaben überwachen Sie selbst, delegieren diese an den zuständigen Kollegen weiter oder informieren Ihr Team darüber.

Ist eine erstelle Aktivität erst zu einem späteren Zeitpunkt wieder für Sie von Bedeutung, können Sie sich diese bequem zu einem Datum in der Zukunft auf Wiedervorlage legen.

Wir zeigen Ihnen und Ihren Mitarbeitern gerne die Möglichkeiten, die Ihnen das Modul bietet - besuchen Sie einfach eine unserer Schulungen zu diesem Thema.

Mehr zum Modul AKTIVITÄTEN-MANAGEMENT ...

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

4 Stunden

 

 

   

  

kwp-bnZeit.app

Stundenzettel ade, Zeiterfassung der Monteure per Handy

Auftragsphase:

Mobile Arbeitszeiterfassung mit der kwp-bnZeit.app

Nicht nur das herkömmliche Aufmaß alle zwei Monate oder am Baustellenende gehört aufgrund der zeitlichen Streckung und Doppelerfassung im Büro zu den größten Zeitfressern. Auch die einfache Arbeitszeiterfassung ist nicht selten mehr als redundant und somit extrem zeitaufwendig. Mit der kwp-bnZeit.app ist jeder Monteur, vom Azubi bis zum Obermonteur, in der Lage, mit seinem Smartphone seine Arbeitszeit mobil zu erfassen oder zu stoppen. Diese Daten gibt er dann analog zum „alten Wochenbericht" per Sync-Taste im Büro ab. Dort werden die Daten ohne Medienbruch weiterverarbeitet; und zwar tagesaktuell. Wie viel Zeit verbrennt Ihr Büro-Team bislang täglich damit, den Monteuren nachzulaufen, die Wochenzettel einzusammeln, zu prüfen, zu erfassen und für das Lohnbüro aufzubereiten? 

Mehr Informationen zur kwp-bnZeit.app ...

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

10 Stunden

 

 

 Profi

 

KWPBOX

E-Mails auch mobil archivieren und dokumentieren

Die KWPBOX schließt Ihre "mobile Lücke". Mehr und mehr Aufgaben und Arbeiten werden unterwegs mit dem Smartphone erledigt: Schnell ein paar Fotos machen, per E-Mail Anfragen beantworten oder mit einer Bemaßungs-App eine Skizze vom neuen Bad erstellen. Das ist einfach und spart Zeit. Jedoch fehlen die Dokumentation, die Wiedervorlage und das Zusammenspiel mit dem Team im Büro.

Fügen Sie einfach in Ihrem Email-Verkehr die KWPBOX Adresse als CC ein und nennen Sie im Betreff der E-Mail ein Schlagwort, wie z.B. die Projektnummer, das Kundenkürzel oder die Regieauftragsnummer. Ihre KWPBOX erledigt den Rest. Der Mailverkehr wird automatisch im Archivsystem Ihrer KWP-Software aufgezeichnet und steht Ihnen und Ihrem Team im Büro zur Verfügung. Nur wenige Sekunden nach dem Versand können Sie auch per Smartphone auf die erzeugte Aktivität und deren Anlagen zugreifen und weiterdelegieren.

Nutzen Sie auch in Ihrem Unternehmen ein einheitliches, gemeinsames Informationssystem: das KWP Aktivitäten-Management.

Mit der KWPBOX machen Sie aus den verschiedensten Quellen, wie E-Mails, Notizen, Skizzen und Sprachnachrichten schnell und einfach eine Aktivität. Durch die Lizenzierung der kwp-bnWin.app oder auch der kwp-bnBaumappen.app steht Ihnen automatisch auch die KWPBOX Funktionalität zur Verfügung. 

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

4 Stunden

 

KWPBOX

  

kwp-bnBaumappe.app

Alle PDF-Dateien / Fotos und Aktivitäten mobil auf der Baustelle dabei

Angebotsphase:

Einfachere Angebotsbesprechung dank der kwp-bnBaumappe.app

Bevor Sie ein Angebot erstellen, vereinbaren Sie beim Kunden einen Termin und schauen sich die Baustelle an (LVs ausgenommen). Diese Datenaufnahme lösen Sie mit der kwp-bnBaumappe.app bereits digital. Am Tablet machen Sie Fotos und dokumentieren darauf die notwendigen Arbeiten. Sie machen sich Notizen in Form von Aktivitäten und arbeiten Ihre Checklisten-Punkte ab. Alles, was Sie vor Ort an Daten erfassen, landet baustellenbezogen und somit auch kundenspezifisch strukturiert direkt im KWP-Archiv - Ohne Medienbruch, ohne Papier und vor allem ohne zeitraubende Doppelerfassung.

Auftragsphase:

Digitale Baustellen-Dokumentation per kwp-bnBaumappe.app

Auf der Baustelle kommt in der Regel der Baustellenordner zum Einsatz. Dieser wird nicht selten mit allem, was vorhanden ist, vollgepackt. Checklisten aus irgendwelchen Arbeitskreisen, Angebote, Beschreibungen, etc. und jeder wundert sich, warum die Monteure diese Flut an Informationen nicht lesen. Dabei reicht es doch, dem Monteur die technische Möglichkeit, auf alle diese Informationen zugreifen zu können, einzuräumen - über die kwp-bnBaumappe.app. Damit hat er Einblick auf die Fotonotizen aus der Baustellenbesichtigung. Er kann kritische Punkte erkennen. Egal ob die Dokumentation vom Büro oder von der Baustelle aus ergänzt oder aktualisiert wird, durch die automatische Synchronisation verfügen alle über denselben Datenbestand.

Exakte Restarbeiten-Verwaltung in der kwp-bnBaumappe.app

Geht die Baustelle zu Ende, entscheiden nicht selten Kleinigkeiten über den Eindruck der gesamten Arbeit beim Endkunden. Entscheidend ist auch, wie mit den Restarbeiten umgegangen wird. Mit der kwp-bnBaumappe.app werden diese per Fotodokumentation aufgenommen, terminiert und gleich an den zuständigen Kollegen weiterdelegiert. Dank der Baumappe entgeht Ihnen nicht die geringste Kleinigkeit. Fragt der Kunde beispielsweise nach dem Stand der offenen Restarbeiten, haben Sie diese bereits geplant und müssen nicht improvisieren. Die kwp-bnBaumappe.app und der EDi in kwp-bnWin.net sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Die Restarbeiten-Verwaltung reduziert somit Ihre bisherige Improvisationszeit erheblich. 

Mehr Informationen zur kwp-bnBaumappe.app ...

Erfahren Sie in einem Anwenderbericht der EATK GmbH, wie die kwp-bnBaumappe.app sich in der Praxis bewährt ...

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

5 Stunden

 

  

Mobiler Monteur Bedarfsmeldung

Material-Bedarf direkt von der Baustelle ans Büro melden

Mobile Bedarfsmeldung: Schnelle und Transparente Verarbeitung des täglichen Materialbedarfs

Nicht selten wird der tägliche Materialbedarf auf der Baustelle in allen erdenklichen Formen ans Büro gemeldet. Angefangen vom Kartonfetzen bis hin zur WhatsApp-Nachricht sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Nun ist es Aufgabe des Büros in maximaler Geschwindigkeit den Bedarf zu entziffern, in bestellbare Artikel zu wandeln und gleichzeitig Lager- und Lieferanten-Verfügbarkeit sowie verhandelte Preise im Überblick zu behalten.

Der Mobile Monteur stellt im Modul PROJEKTVERWALTUNG eine mobile Bedarfsmeldung zur Verfügung. Damit hat der bauleitende Monteur den Überblick, was er schon gemeldet hat und wie weit der Bestellprozess im Büro angestoßen wurde. Auch kann er direkt aus dem LV heraus die Artikel in die Bedarfsmeldung übernehmen und elektronisch ans Büro weitermelden. Die Weiterverarbeitung im Büro erfolgt dann nahtlos und der Monteur erhält automatisch entsprechende Rückmeldung zu seinen Bedarfsanforderungen. 

Mehr zum Produkt Mobiler Monteur ...

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

3 Stunden

 

  

DATEV Beleg2Buchung

Ausgangs- und Eingangsrechnungen elektronisch für das Steuerbüro

 

Digitalisieren Sie die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater

Viele Betriebe haben die Buchhaltung beim Steuerberater. Das spart Zeit und meist auch Geld, denn der „Spezialist" erledigt die notwendigen Buchhaltungsarbeiten schneller und auch rechtskonform, so wie es das Finanzamt vorsieht.

Allerdings bleibt es nicht aus, den Steuerberater mit Informationen wie zu Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen zu versorgen. Dies erfolgt meist noch in Papierform. Dazu müssen alle Rechnungen kopiert, gesammelt, sortiert und abgeheftet werden. Diese Ordner gehen dann am Monatsende zum Steuerbüro. KWP und DATEV zeigen mit Beleg2Buchung wie es einfacher geht ...

 

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

2 Stunden

 

    

 

 

EDi

Aufgaben automatisieren und verteilen

Angebotsphase: EDi – Ihr Mann für Unvergessliches bei der Nachverfolgung von Angeboten

Ist das Angebot fertig und mit dem Kunden besprochen (oder per Systempreisliste gleich vor Ort beim Kunden erstellt), erinnert ein KWP-EDi in Form einer Aktivität daran, vom Kunden eine Entscheidung abzuverlangen. Gerne auch automatisiert per Nachfass-E-Mail. Wenn der Kunde immer noch unentschlossen ist, sollte darauf reagiert und das Bauvorhaben nicht mehr aktiv weiterverfolgt werden. Denn der wachsende Stapel an unentschiedlichen Angeboten stellt eine Belastung dar. Mit welchem Nutzen? Der Stapel hat schnell eine Größe erreicht, ab der er nicht mehr aktiv nachtelefoniert werden kann. Also warum nicht gleich die Nachfass-Aktivität nach der zweiten Nachfrage beim Kunden auf erledigt setzen?

Auftragsphase: Automatisierte Aufgabenverteilung durch den KWP-Erinnerungsdienst EDi

Entscheidet sich der Kunde für das erstellte Angebot, greifen auch hier immer bestimmte Automatismen - kurz: der KWP-EDi - ein. Diese Automatismen sind bestimmte Standards, die von unterschiedlichen Personen im Team abgearbeitet werden müssen: Buchhaltung stelle Abschlagsrechnung, Bauleiter terminiere die Montage, Lager prüfe Materialbedarf, etc. Alles Punkte, die heute auch vorkommen. Aber meist aus Erfahrung und nicht strukturiert. Daher wird auch gerne mal ein Punkt übersehen oder letzten Endes unter Zeitdruck improvisiert. 

Mehr Informationen zum Erinnerungsdienst EDi ...

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

4 Stunden

 

 

 

Experte

 

Mobiler Monteur Aufmaß

Mobiles Aufmaß auf der Baustelle

Auftragsphase: Tagesaktuelle Aufmaße durch den Mobilen Monteur

Durch mobil erfasste Aufmaße lässt sich der Leistungsstand auf der Baustelle sowohl für den Projektleiter im Büro, als auch für das Montage-Team auf der Baustelle leicht ablesen. Aufmaße werden genauer, weil der Monteur weiß, was er verbaut hat. Zeitlich rücken Aufmaße näher zusammen: wöchentlich oder sogar täglich. Durch diese überschaubaren Aufmaße sowie kurzen Abstände zwischen den Aufmaßen lassen sich Nachträge schon auf der Baustelle schnell und einfach erkennen. Fehler werden eliminiert. Doppelerfassungen und Rückfragen aus dem Büro entfallen komplett. Per Fotodokumentation lässt sich das Tages- oder Wochenaufmaß auch ohne großen Aufwand ergänzen. 

Mehr zum Produkt Mobiler Monteur ...

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

13 Stunden

 

  

ePost / eRechnung

Rechnungen elektronisch versenden

Ausgangsrechnungen und Mahnungen: Versand per Mausklick (via E-Post)

Unabhängig von einem Regie- oder Projektvorgang bietet auch der Rechnungs- und Mahnungsdruck Einsparpotential. Über die E-Post-Funktion in kwp-bnWin.net werden Ausgangsrechnungen und Mahnungen nicht mehr an den Drucker ausgegeben, manuell kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht. Die Rechnungsbelege können statt dem Ausdruck direkt in den E-Post-Ausgangskorb Ihres Unternehmens abgelegt werden. Die Archivierung erfolgt selbstverständlich automatisch im Hintergrund. Der Ausgangskorb wird dann einmal pro Tag freigegeben und in das E-Post-Briefzentrum übertragen. Dort erfolgen Druck und Versand voll automatisch. Sie sparen nicht nur Arbeitszeit, sondern auch die Kosten für Papier, Druck und Frankieren.

Die Deutsche Post AG und die KWP Informationssysteme GmbH haben eine Kooperationsvereinbarung unterzeichnet. Für die Kunden der KWP Informationssysteme GmbH besteht damit die Möglichkeit, einfach und kostenoptimiert Briefe, Rechnungen und Mahnungen direkt aus dem kwp-bnWin.net zu versenden. Dazu hat die die KWP Informationssysteme GmbH eine Schnittstelle im kwp-bnWin.net integriert, welche an die E-POST-Infrastruktur der Deutschen Post anknüpft. Dadurch ergeben sich gleich mehrere Vorteile für den Anwender:

    • Die Verschlankung der Verarbeitungsprozesse bringt wertvolle Zeit- und Kostenvorteile.
    • Die Versandprozesse werden durch die einfache Handhabung eines digitalen Kommunikationskanals über kwp-bnWin.net optimiert.
    • Im Falle einer klassischen Briefsendung durch die Deutsche Post werden die Produktionsprozesse optimiert und auch wesentliche Preisvorteile erzielt.

Die Umsetzung der Lösung erfolgte in enger Zusammenarbeit beider Partner. Dadurch konnte eine Lösung entwickelt werden, die die hohen Anforderungen der Kunden der KWP Informationssysteme GmbH an die Abwicklung digitaler Prozesse (sicher und automatisiert) erfüllt, ohne dass sich der Kunde und somit seine Mitarbeiter, zukünftig um den eigentlichen Postversand kümmern müssen.  

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

4 Stunden

 

  

ZUGFeRD

Eingangsrechnungen automatisch abholen, prüfen, buchen und archivieren

Was ist ZUGFeRD?

Unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) ist ein allgemeines elektronisches Rechnungsformat zu verstehen, das den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. Das ZUGFeRD-Format kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden. Das ZUGFeRD-Format kombiniert die ursprüngliche PDF-Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Format erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten wie Rechnungsbetrag, -nummer, etc. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen.

Wie funktioniert die ZUGFeRD eRechnungskontrolle?

Sie erhalten Ihre Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Das ist auf den ersten Blick eine Rechnung als PDFDatei. Über einen „Rundruf" holen Sie Ihre ZUGFeRD-Rechnungen bei den Lieferanten ab. Ähnlich des Kontoauszug-Rundrufs Ihres Bankprogramms. Die abgeholten Eingangsrechnungen protokolliert der eRechnungsimport Ihrer Software kwp-bnWin.net oder Vaillant winSOFT und stellt diese dar.

Im nächsten Schritt prüft die ZUGFeRD eRechnungskontrolle jede einzelne Rechnung auf eine gültige Bestell-Nummer hin. Wird eine passende Bestellung gefunden, so werden die Bestellpreise mit den Rechnungspreisen abgeglichen und kontrolliert. Über ein Ampelsystem behält der Anwender den Überblick und kann auch steuernd eingreifen.

Die geprüften Rechnungsdaten können dann einfach ins Eingangsrechnungsbuch und in das elektronische Dokumentenarchiv abgelegt werden.

Von dort aus steht der beleglosen Weitergabe an Ihr Bankprogramm oder Ihrer Finanzbuchhaltung nichts mehr im Wege.

Mehr zu diesem Thema ...

Lesen Sie auch die in einer Auswahl an Fachzeitschriften bereits veröffentlichten Presseartikel zu diesem Thema:

 - Si Information: Digitalisierung im Handwerk - Neues KWP-Modul ZUGFeRD eRechnungskontrolle

 - elektrobörse smarthouse: Sonepar - "ZUGFeRD" vereinfacht das Rechnungswesen

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

12 Stunden

 

 

  

Routenoptimierung

Zeit- und Wege-optimierte Terminvorschläge auf Knopfdruck

Modul WARTUNGSWESEN: (Routen-)Optimierte Terminvorschläge auf Knopfdruck – mit dem Routenoptimierungs-Modul von KWP

Doch nicht nur im Projektgeschäft, sondern auch im Kundendienst lässt sich mit einer guten Organisation und den dafür ausgelegten Software-Werkzeugen des „Handwerker-Betriebssystems" der KWP Informationssysteme GmbH einiges an Zeit sparen. Nehmen wir als Beispiel die monatlich wiederkehrenden Wartungen. Wie viel Zeit investieren Sie, um Ihren Kunden jeden Monat hinterher zu telefonieren, sie zurückzurufen und dann einen für den Kunden optimalen Termin zu vereinbaren?

Dabei geht es auch einfacher: Mit dem neuen Routenoptimierungs-Modul errechnet KWP in wenigen Minuten die optimierten Terminvorschläge für Ihre Wartungen. Auf Knopfdruck erzeugen Sie Wartungs-Postkarten oder Informationsschreiben inkl. Terminvorschlag für Ihre Kunden. Was wird passieren? Über 80% der Kunden werden den Terminvorschlag akzeptieren und sich danach richten. Einige werden sich melden, um telefonisch einen anderen Termin zu vereinbaren. Nur ganz wenige werden zum vorgeschlagenen Termin nicht anwesend sein. Was aber kein größeres Problem darstellt, da aufgrund der optimierten Route der Folgetermin für den Monteur in unmittelbarer Nähe ist. Der Zeitaufwand für die Terminierung wird somit auf ein Minimum reduziert. 

 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

2 Stunden

 

  

Unternehmensampel (Reporting Server, ODV Cockpit) / Projektampel

Zustand des Unternehmens / der Baustelle grafisch darstellen

Reporting Server: Transparente Darstellung des Zustands Ihres Unternehmens

Im Handwerksbetrieb wird im Team gleichzeitig an verschiedenen Baustellen gearbeitet. Dabei ist es entscheidend, stets den Überblick zu behalten. Nicht nur über den aktuellen Umsatz, die Auftragslage oder die Anzahl der „eingegangenen" Aufträge. Auch weitere Kennzahlen spiegeln den Zustand eines Unternehmens wieder: Wie viele Bestellungen sind „überfällig"? Welche Montageaufträge sind noch bei welchem Monteur und wie lange schon? Wie hoch ist die Anzahl der abzurechnenden Montageaufträge?

Die KWP Reporting-Möglichkeiten ermitteln diese und alle weiteren gewünschten Informationen automatisch auch Ihrer Datenbank und stellen Sie grafisch dar. Entweder in Form einer E-Mail, die Sie täglich abends um 18 Uhr erhalten. Oder es werden auf einem großen Monitor die Kennzahlen als Art „Ampel" dargestellt.

Dies schafft Transparenz für alle im Team und hilft, Fehler oder Fehlentwicklungen zu vermeiden. 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

2 Stunden

 

Projektampel: Transparente Darstellung Ihrer laufenden Projekte

Bestimmte Baustellen und Projekte lassen sich klar in Teil-Bereiche und Teil-Aufgaben strukturieren. So sind z.B. die notwendigen Schritte bei einem „Kesseltausch"-Projekt immer wieder dieselben: Erstellung AB und erste AZ, Termin für Baustellenbesichtigung vereinbaren, Hydraulikschema erstellen, Kaminkehrer informieren, Isolierer beauftragen, etc.

Diese Schritte können im Aktivitäten-Management definiert und auch gleich den verantwortlichen Kollegen zugeteilt werden. So wird jeder vom System automatisch informiert, wann er was zu tun hat.

Die Projektampel fasst alle diese Teilschritte grafisch in eine Übersicht pro Baustelle zusammen und lässt somit rechtzeitig erkennen, welche ToDos bei wem noch offen sind. 

Zeitersparnis pro Woche in Stunden:

8 Stunden